Vanuke 19.4. työpaja

Vanukkeen tavoitteena on tuplata nuorten vapaaehtoisten määrä. Tätä tehdään ketterin kokeiluin. Tähän mennessä on opittu, että henkilökohtainen rekrytointi toimii ja kolmen tempauksen avulla on saatu yli 500 nuorta mukaan. Nyt alkaneilla kokeiluilla etsitään vastausta kysymykseen, mitä vanukkeen ja piirityöntekijän pitäisi minimissään tehdä, jotta osaston ovet aukeaisivat nuorille.

Aloitus

Kun odotellaan, että kaikki tulevat linjoille, niin kirjoita chattiin kuka ja missä olet. Mitä näet edessäsi? 

Yleisiä ohjeita
Jos on teknisiä ongelmia, tekstaa Larille 0400 487 642 tai Kirsille.

1. Laita mikrofonisi pois päältä kun kirjoitat. Tässä työpajassa työskentelemme chatin kautta suurimman osan aikaa.
2. Kun puhut niin kerro nimesi aina joka puheenvuorosi alussa. Näin totutat muut osallistujat tunnistamaan äänesi.
3.  Käänteinen hiljaisuus: Jos olet samaa mieltä, kerro se. Jos olethiljaa, se tarkoittaa että vastustat esitystä. Linjoilla on useinhäiriöitä tai se saattaa katketa. Tämä auttaa muita huomaamaan jos etole kuullut jotain tai joku on pudonnut linjoilta. 

Sanattoman viestinnän osuus vuorovaikutuksesta on hyvin suuri.

Virtuaalisissa tapaamisissa on siksi hyvä sanoa ääneen tai chatissa asioita, joita ei tavallisesti sanoisi.

Chattia kannattaa käyttää samalla kuin puhetta huomioiden jakamiseen,tykkäämiseen, muiden osallistujien neuvomiseen, kertomaan päännyökkäyksistä, peukutuksista jne. [ihmettelee], [nyökyttää päätä], [pohtii kovasti] :)

Keskity virtuaalitapaamiseen kuin kasvokkaiseen vuorovaikutukseen.

Sulje sähköposti ja selaimen muut välilehdet.

Voit laajentaa selaimen koko näytön kokoiseksi, jolloin muut ohjelmat

häiritsevät vähemmän ja pystyt paremmin keskittymään. Firefox ja Chrome

paina F11.

Välilehtiä kannattaa avata jo valmiiksi.

1. Mitä opittiin osastovierailuista?

Tässä arvioimme, mitä olemme oppineet alkuvuoden osastovierailuista, joiden tavoitteena oli löytää keinoja saada piirit ja osastot mukaan nuorisojäsenten tuplaamiseen. Ja miten kokeilut ne ovat onnistuneet. Kokeilujen ensisijaisena tavoitteenahan on tuottaa tietoa siitä, mikä toimii, ei välttämättä tuoda heti tuloksia.

Kokeilujen tekijät kertovat mitä on opittu ja kirjaamme ne taulukkoon. Siirry välilehdelle 1 osastovierailujen arviointi tai avaa taulukko. Työskentelemme kirjoittamalla taulukkoon.

Sen pohjalta päätämme

Jos haluat lisää tilaa työskentelyyn taulukon kanssa, voit piilottaa työkalurivin Näytä -> koko näyttä tai avata taulukon omaan ikkunaan.

2. Päätetään, jatketanko osastovierailujen kehittämistä vai skaalataanko?

Avaa äskeisen taulukon toinen välilehti tai klikkaa itsesi tänne

3. Mitä teemme seuraavaksi tässä työpajassa?

Äänestä välilehdelle Mitä teemme seuraavaksi?


4. Jatkotyöskentely

Ohjeet saatte tässä vaiheessa.

Ohje Solvr:n käyttöön:

28.2. Vanukkeen työpajan ohjelma

Vanukkeen tavoitteena on tuplata nuorten vapaaehtoisten määrä. Tätä tehdään ketterin kokeiluin. Tähän mennessä on opittu, että henkilökohtainen rekrytointi toimii ja kolmen tempauksen avulla on saatu yli 500 nuorta mukaan. Nyt alkaneilla kokeiluilla etsitään vastausta kysymykseen, mitä vanukkeen ja piirityöntekijän pitäisi minimissään tehdä, jotta osaston ovet aukeaisivat nuorille.

Aloitus

Kun odotellaan, että kaikki tulevat linjoille, niin kirjoita chattiin kuka ja missä olet. Mitä näet edessäsi? 

Yleisiä ohjeita
Jos on teknisiä ongelmia, tekstaa Larille 0400 487 642 tai Johannalle.

1. Laita mikrofonisi pois päältä kun kirjoitat. Tässä työpajassa työskentelemme chatin kautta suurimman osan aikaa.
2. Kun puhut niin kerro nimesi aina joka puheenvuorosi alussa. Näin totutat muut osallistujat tunnistamaan äänesi.
3.  Käänteinen hiljaisuus: Jos olet samaa mieltä, kerro se. Jos olethiljaa, se tarkoittaa että vastustat esitystä. Linjoilla on useinhäiriöitä tai se saattaa katketa. Tämä auttaa muita huomaamaan jos etole kuullut jotain tai joku on pudonnut linjoilta. 

Sanattoman viestinnän osuus vuorovaikutuksesta on hyvin suuri.

Virtuaalisissa tapaamisissa on siksi hyvä sanoa ääneen tai chatissa asioita, joita ei tavallisesti sanoisi.

Chattia kannattaa käyttää samalla kuin puhetta huomioiden jakamiseen,tykkäämiseen, muiden osallistujien neuvomiseen, kertomaan päännyökkäyksistä, peukutuksista jne. [ihmettelee], [nyökyttää päätä], [pohtii kovasti] :)

Keskity virtuaalitapaamiseen kuin kasvokkaiseen vuorovaikutukseen.

Sulje sähköposti ja selaimen muut välilehdet.

Voit laajentaa selaimen koko näytön kokoiseksi, jolloin muut ohjelmat

häiritsevät vähemmän ja pystyt paremmin keskittymään. Firefox ja Chrome

paina F11.

Välilehtiä kannattaa avata jo valmiiksi.

1. Kokeilujen arviointi

Tässä arvioimme, mitä olemme oppineet alkuvuoden kokeiluissa, joiden tavoitteena oli löytää keinoja saada piirit ja osastot mukaan nuorisojäsenten tuplaamiseen. Ja miten kokeilut ne ovat onnistuneet. Kokeilujen ensisijaisena tavoitteenahan on tuottaa tietoa siitä, mikä toimii, ei välttämättä tuoda heti tuloksia.

Kokeilujen tekijät kertovat mitä on opittu ja kirjaamme ne taulukkoon. Siirry välilehdelle 1 kokeilujen arviointi tai avaa taulukko. Työskentelemme kirjoittamalla taulukkoon.

Sen pohjalta päätämme

Jos haluat lisää tilaa työskentelyyn taulukon kanssa, voit piilottaa työkalurivin Näytä -> koko näyttä tai avata taulukon omaan ikkunaan.

2. Seuraavien kokeilujen ideointi

Valitaan yksi tai useampi näistä, joita työstetään joko yhdessä tai pienemmissä ryhmissä, jolloin keskustellaan chatin kautta. Työskentely välilehdillä:

2.1 Kehitetään ja parannetaan osastovierailua
2.2 Skaalataan, tehdään laajemmin osastovierailuja


Ohje Solvr:n käyttöön:

3. Seuraavien kokeilujen suunnittelu

Konkretisoidaan edellisten keskustelun pohjalta suunnitelmat padlet-pohjille. Jos on useampia ryhmiä, niin sovitaan mikä ryhmä ottaa minkä välilehden.
Työskentely välilehdillä:
Seuraavan kokeilun suunnittelu 1
Seuraavan kokeilun suunnittelu 2

Padletiin saat uuden lapun klikkaamalla taustakuvaa.

4. Piirien ja vanukkeen yhteistyön ja jatkotyöskentelyn tavat

Mietitään yhdessä millaiset etäkokoustavat toisivat eniten hyötyä. Työskentely taulukossa välilehdellä yhteistyön kehittäminen

Jos haluat lisää tilaa työskentelyyn taulukon kanssa, voit piilottaa työkalurivin Näytä -> koko näyttä tai avata taulukon omaan ikkunaan.

 5. Lopetus

Syksyllä skaalataan yhdessä vaikuttavimmat toimet

 

Vuoden aikana olemme nopeilla kokeiluilla valloittaneet monta vuorenhuippua. Edessä on vielä valloittamattomia vuoria, avoimia kysymyksiä, ratkaistavaksi.
Syksyn tavoitteena on valloittaa näitä uusia vuoria ja saada skaalattua kokeilujamme, jotta opimme miten saadaan pienimmällä työllä eniten uusia nuoria vapaaehtoisia ennen joulua. Siihen valitaan työsuunnitelmasta kolme toimenpidettä, joita kehittään nopeilla kokeiluilla.

Toimenpiteet valitaan keväällä käsitellystä työsuunnitelmasta.

Valittuja toimenpiteitä kehitetään kolmen noin kuukauden pyörähdyksen verran syksyllä.

 

 Miten  edetä:

1. Lue tämä blogi pohjustukseksi
2. Ma 22.- ke 24.8. klo 16 välillä kommentoi ja kehittele toimenpiteitä välilehdellä kommentoi toimenpiteitä
3. To 25.8. - pe 26.8. klo 12 valitaan alustavasti mitkä kolme toimenpidettä tehdään yhdessä syksyllä. Tämä tehdään Valinta-välilehdellä.
4. Maanantaina 29.8. klo 8-14 päätetään mitkä kolme toimenpidettä valitaan ja suunnitellaan niiden seuraavat pyörähdykset syksylle.

Tärkeintä on oppia kokeiluista

Kokeilun ensisijainen tavoite on järjestelmällisellä ja toistuvalla kokeile - mittaa - paranna -syklillä kerätä tietoa mikä toimii. Pienimmän toimivan mallin  (minimum viable product) kehittäminen on oppimisprosessi, jolla saadaan pienimmällä työmäärällä mahdollisimman paljon uusia nuoria vapaaehtoisia mukaan toimintaan.

Kuinka me voimme skaalata toimintamallia?

Pienimmän toimivan mallin pitää osallistujan tai vapaaehtoisen näkökulmasta olla toimiva, mutta sen ei tarvitse olla täydellinen. Kaikki alemman esimerkin mallit täyttävät tarpeen päästä eteenpäin.

Miten voimme skaalata kokeiluja, jotta vanukkeen työn vaikutus ulottuisi ja kasvaisi kaikkien piirien ja mahdollisimman monen osaston alueelle? Neljä näkökulmaa skaalattavuuteen:

1. Rakastettavuus helpottaa leviämistä

Kokeilun pitää olla vapaaehtoisten ja työntekijöiden kannalta toimiva ja innostava, jotta siihen halutaan mukaan. Siksi jotkut kutsuvat minimum viable productia nimellä Minimum loveable product. :)
 

Mieti ravintolapäivän skaalautuvuutta: se luo tilan niin innostavalle toiminnalle, että ihmiset haluavat siihen mukaan. Järjestäjä pystyy hyvin pienellä työllä luomaan tapahtuman, joka ulottuu ympäri Suomea ja maailmaa. Siinä yhdistyy yhdessäolo kavereiden kesken (joka tutkimuksissa on havaittu nuorten vapaaehtoistoiminnan vetovoimatekijäksi) ruuanlaittoon ja ajatukseen omasta ravintolasta. Välitön myönteinen palaute tulee heti päivän aikana asiakkailta.

 

Tällainen itseorganisoituva toiminta syntyy kun on riittävän vahva välittömän toiminnan tarve. Tsunami-keräyksessä vapaaehtoiset olivat lippaiden kanssa kaduilla jo ennen kuin piiritoimisto ehti ohjeistaa. Pasilan poliisiasemalla lähti yksittäisiä vapaaehtoisia auttamaan turvapaikanhakijoita ilman, että yksikään järjestö oli antanut sitä tehtäväksi ennen kuin järjestöt. Itseorganisoitumiselle voi myös luoda tilaa esimerkiksi open spacella, kuten teimme nuorten vuosikokouksessa. Nuoret ottivat itse vastuun siitä, minkä kokivat tärkeäksi.

2. Hierarkinen kasvu

Ravintolapäivä on löyhä formaatti, joka perustuu itseorganisoitumiseen. Se sallii varsin paljon vapautta ja vähän kontrollia tai byrokratiaa. Perinteisesti järjestötoiminnassa on kasvettu hierarkisesti perustamalla uusia piirejä, osastoja ja toimintaryhmiä. Tässä on hieman enemmän hallinnollista työtä, minkä vastineeksi kokonaisuus on helpommin ohjailtavissa.
Turkistarhauksen vastaisessa kansalaisaloitekampanjassa koulutettiin nimenkerääjiä eri paikkakunnilla. Kymmenillä koulutuksilla ja isolla jalkatyöllä saatiin 50 000 nimeä kasaan.

3. Lumipallo: skaalautuva kasvu

Johtamisesta ja vapaaehtoisten johtamisesta useita kirjoja kirjoittanut John C. Maxwell laukaisi 1996 Million leaders -aloitteen. Tavoitteena oli kouluttaa kehitysmaissa miljoona johtajaa seurakuntiin. Idea on yksinkertainen: jokainen koulutettava kouluttaa oppinsa edelleen uusille. Miljoonan tavoite saavutettiin 2006. Maxwellin menestysresepti oli:

1. Ryhdy yhteistyöhön vaikutusvaltaisten johtajien kanssa, joiden organisaatiot toimivat jo ihmisten keskuudessa paikallisella tasolla ja värvää heidät avuksesi.
2. Pyydä noita johtajia valitsemaan kotimaansa kaupungit, joissa koulutus kannattaa järjestää.
3. Luota paikallisiin johtajiin värvätessäsi koulutettavia johtajia,
4. Värvää Yhdysvalloista johtajia, jotka ovat valmiita matkustamaan ulkomaille kouluttamaan johtajia ja tukemaan koulutusta talodellisesti.
5. Pyydä paikallisia koulutukseen osallistuneita sitoutumaan kouluttamaan omassa ympäristössään johtajia kolmen vuoden ajan saamansa koulutuksen vastineeksi.

"Mitä enemmän ja kauemmin panostaa ihmisiin, sitä suurempaa kasvu on ja sitä enemmän siitä hyötyy itse."

 John C. Maxwell, Johtajuuden 21 kiistatonta lainalaisuutta, 2009, s. 324-325.

4. Tiedonvälitys ja tukeminen

Suomessa 1900-luvun alkupuolella kulkutautien torjunnassa ja hygianian parantamisessa iso merkitys oli Martoilla sekä Punaisen Ristin neuvolatoiminnalla. Molemmissa vapaaehtoiset kiersivät ihmisten parissa, neuvoivat ja kouluttivat. Samalla lailla ensiapuryhmät tai rasisminvastaiset treenikehät vievät asiaansa eteenpäin kouluttamalla muita ihmisiä. Partion jäsenkasvussa keskeinen tekijä oli jokaiseen lippukuntaan perustettavat uudet laumat. Työntekijät soittivat ja tukivat lippukuntia tässä.

Korjausliike

Joskus voi käydä niin, että kokeillulla mallilla ei saadakaan haluttuja tuloksia. Silloin kokeilu lopetetaan ja tehdään uusi. Jonkin lopettaminen ja uuden aloittaminen on tuskainen päätös, joka vie energiaa. Mitä vähemmän kokeiluun on ehditty sitoutumia ja käyttää aikaa, sen helpompi siitä on luopua. On helpompi heittää pois viikon kuin kuukauden työ.

Mittaaminen

Rekrytointitapahtuman kävijöiden määrä ei vielä kerro, moniko jäi toimintaan.  Pienintä toimivaa kokeilua suunniteltaessa on valittava mittarit, jotka kertovat todellisista tuloksista. Jos mittaaminen järjestötoiminnassa kiinnostaa enemmän, kannattaa lukea Moving Beyond Vanity metrics. Ja jos haluaa todella syvälle, niin samojen tekijöiden 70-sivuinen esitys Beyond Vanity Metrics.